Biznes News 24

Pomimo że mogłoby się wydawać, iż w erze cyfryzacji cała firmowa buchalteria przechowywana jest w chmurze, trzeba pamiętać, że niektóre dokumenty muszą być sporządzone w formie papierowej. To istotnie nie tylko ze względu na wygodę i łatwy dostęp, ale także względy prawne, które nieodłącznie wiążą się z kontrolami właściwych organów. Dodatkowo do głosu dochodzi również klauzula RODO, która ściśle określa sposób przechowywania danych i związane z nim obostrzenia. Jak w tym wszystkim się połapać i nie utonąć w „papierologii”?

 

Funkcjonalne i bezpieczne szafy na dokumenty

Doskonałym rozwiązaniem dla działów księgowości, archiwum, czy wszystkich innych miejsc, w których obraca się dużą liczbą dokumentów, będą przystosowane szafy na dokumenty. Obecnie produkuje się je w bardzo wielu rodzajach, a to, w jaką wyposażymy nasze biuro, powinno być uzależnione szczególnie od profilu działalności i rodzaju dokumentów, które przechowujemy. Trzeba bowiem wiedzieć, że te oznaczone, jako ściśle tajne powinny być przechowywane w szafach poufnych, czyli takich zamykanych na klucz, bądź zamek elektryczny. Wtedy dostęp do tajnych dokumentów będą miały tylko osoby do tego powołane. Istnieją także szafy na dokumenty pancerne, których wytrzymałość jest porównywalna do sejfu. Jeżeli jednak mówimy o standardowych dokumentach, warto wybrać zwykłą szafę. W tym przypadku ważne są przede wszystkim regały, które pozwolą poukładać segregatory i teczki w taki sposób, by dostęp do nich był zawsze łatwy i szybki.

 

Szafy na dokumenty – jakie wybrać?

Szafy na dokumenty są przystosowane do standardowych rozmiarów teczek i segregatorów, dlatego z łatwością ułożymy tam segregatory. W zależności od wybranego modelu, każda szafa posiada drzwi zamykane na klucz bądź zamek elektryczny. Takie zabezpieczenie daje pewność, że do tego, co w środku, dostęp będą miały tylko odpowiednie osoby. Szafy są odporne na włamania, a wyważenie drzwi bez odpowiednich narzędzi jest praktycznie nie możliwe. Taki system zabezpieczeń będzie szczególnie istotny dla wszystkich firm, które przechowują wartościowe dokumenty, które po prostu nie mogą dostać się w ręce złodzieja.

 

Szafy przystosowane do wnętrz

Na końcu warto poruszyć kwestię estetyki, która przecież również będzie bardzo istotna dla wielu osób. Szafy na dokumenty produkuje się w różnych kolorach tak, aby dopasowanie mebli do całościowego wystroju biura bądź pokoju, w którym zostaną umieszczone, nie sprawiało trudności. Wszystkie szafy zostały wykonane w nowoczesnym i eleganckim stylu, dlatego jesteśmy przekonani, że doskonale sprawdzą się pod względem funkcjonalności, a w dodatku będą wartością dodaną dla wystroju wnętrza.