Przechowywanie akt w firmie – wszystko o czym musisz wiedzieć

Profesjonalne i praktyczne szafy na akta pełnią w każdej firmie ważne zadanie, to dzięki nim poufne dokumenty, takie jak dane osobowe, faktury, umowy z klientami przechowywane są w porządku, oraz zabezpieczone są przed dostępem osób niepowołanych. Jest to istotny fakt, zwłaszcza w świetle od jakiegoś już czasu obowiązujących przepisów RODO. Dlatego też planując zakup tego rodzaju wyposażenia, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych czynników. Nie każda bowiem szafa nadaje się do przechowywania danego rodzaju dokumentu.

 

A, B czy C

Wybierając odpowiedni rodzaj szafy na akta, należy zacząć od tego, jaki rodzaj dokumentów będzie w niej przechowywany. Czy będą to dokumenty niejawne z klauzulą „ściśle tajne”, czy też tylko takie o statusie niejawne z klauzulą „poufne”? W zależności od tego musimy wybrać odpowiednią klasę szafy. Oznaczane są one dużymi literami alfabetu, co ułatwia ich wybór. W większości przypadków kategoria A czyli dokumenty niejawne i poufne jest wystarczająca. Na ryku znajduje się duża oferta tego rodzaju wyposażenia biurowego, np. sklep Gaudia oferuje bardzo szeroki asortyment wysokiej jakości szaf na akta. Sprawdź: wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/szafy-na-dokumenty-niejawne-klasa-a/

Przykładem może być tutaj szafa na dokumenty MS1M/A 190 firmy Konsmetal, która spełnia wymogi rozporządzeń ministerialnych oraz posiada wszystkie możliwe certyfikaty. Bezpieczeństwo dokumentów gwarantują stalowe drzwi, system nowoczesnych zamków oraz rygli, jak też system mocowania w posadzce. Co oznacza, że nawet próba wyniesienia szafy wraz z jej zawartością skazana jest na porażkę.

 

Dostosowanie do potrzeb konkretnego biura

Szafy na dokumenty dostępne są w wielu wersjach, które są odzwierciedleniem wymagań klientów. We wspomnianym już sklepie Gaudia osoby zainteresowane szafami na akta znajdą wiele ich rodzajów. Są to np. dużej wielkości modle przeznaczone do przechowywania znacznej ilości dokumentów, najlepiej sprawdzające się w przedsiębiorstwach zatrudniających wiele osób, jak i małe szafki, które mogą zostać umieszczone w pomieszczeniach biurowych, by dostęp do dokumentów był szybki, a pomimo tego ograniczony.

Zbyt małe szafy mogą doprowadzić do powstania bałaganu pośród dokumentów i utrudnić pracę, natomiast zbyt duże nie dadzą okazji na wykorzystanie ich pełnego potencjału. Jedno jest pewne, poufne dane znajdujące się w szafach odpowiedniej klasy pozostaną bezpieczne i przechowywane zgodnie z założeniami ustawy o ochronie danych osobowych, a biuro będzie uporządkowane.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *